Theo khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

I. Thủ tục thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật

1. Hồ sơ thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật

1.1. Thay đổi thông tin số chứng minh nhân dân/căn cước công dân

Hồ sơ thay đổi thông tin số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật như sau:

– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân mới của người đại diện theo pháp luật

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

1.2. Thay đổi thông tin về nơi ở hiện tại người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ thay đổi thông tin số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật như sau:

– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

1.3. Thay đổi về nơi đăng ký hộ khẩu thường trú người đại diện theo pháp luật

a) Đối với trường hợp thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú do thay đổi địa giới hành chính. Hồ sơ gồm:

– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

b) Đối với trường hợp thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú do thay đổi hộ khẩu và giấy tờ cá nhân. Hồ sơ gồm:

– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân mới của người đại diện theo pháp luật

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

2. Cơ quan có thẩm quyền

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nhận và xử lý hồ sơ  cập nhật  thông tin của người đại diện theo pháp luật của công ty là: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt địa chỉ của Công ty.

3. Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thời gian xử lý hồ sơ cập nhật thông tin của người đại diện theo pháp luật là: 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ nhận thông báo hợp lệ.

II. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

1.1. Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật đối với Công ty TNHH 1 thành viên

– Quyết định chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

1.2. Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật Công ty TNHH 2 thành viên

– Biên bản họp Hội đồng thành viên công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Quyết định Hội đồng thành viên công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

1.3. Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật  Công ty cổ phần

– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Quyết định Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nhận và xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty là: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt địa chỉ của Công ty.

3. Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thời gian xử lý thay đổi người đại diện theo pháp luật là: 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ nhận thông báo hợp lệ.

III. Thủ tục thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật bao gồm:

– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Quyết định Đại hội đồng cổ đông/ Hội đồng thành viên /Chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

– Văn bản uỷ quyền cho người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

IV. Quy định người đại diện theo pháp luật

1. Quy định về người đại diện theo pháp luật mới nhất năm 2021

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

– Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên, về người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham giạ tố tụng theo quy định của pháp luật.

2. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

– Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

– Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

– Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm

3. Chức danh người đại diện theo pháp luật

3.1. Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty TNHH 1 thành viên

– Giám đốc

– Tổng giám đốc

– Giám đốc kiêm chủ tịch công ty

– Tổng giám đốc kiêm chủ tịch công ty

3.2. Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty TNHH 2 thành viên

– Giám đốc

– Tổng giám đốc

– Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng thành viên

– Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng thành viên

3.3. Chức danh người đại diện theo pháp luật trong Công ty Cổ phần

– Giám đốc

– Tổng giám đốc

– Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị

– Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị

V. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Luật thiên Thanh

– Tư vấn quy định pháp luật về người đại diện theo pháp luật của công ty

– Tư vấn trình tự và hồ sơ thay đổi,cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty

– Soạn hồ sơ liên quan đến việc thay đổi,cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty

– Đại diện công ty tiến hành thủ tục thay đổi,cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Nhận kết quả – Giấy chứng nhận đăng ký Chi nhánh và bàn giao cho khách hàng

– Tư vấn các vấn đề phát sinh sau khi thay đổi,cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trân trọng.

LS TRẦN MINH HÙNG CHUYÊN GIA TƯ VẤN TRÊN HTV