1. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện ?

Kính chào Luật Sư Gia Đình

Tôi có một vấn đề mong luật sư giải đáp: Chúng tôi là công ty TNHH Một thành viên ở TP Nha Trang do nhu cầu công việc nay muốn mở thêm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại TP HCM

Vậy tôi xin hỏi : Tôi nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện? Bởi theo chủ định của tôi thì tôi chỉ muốn thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch với các đối tác tại HCM. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn tôi vẫn kê khai và báo cáo ở TP Nha Trang.
Nếu thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện như vậy ở HCM thì hoạt động của công ty chúng tôi sẽ do cục thuế TP nào quản lý?

Luật sư Gia Đình trả lời:

Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì:

1. VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

VPĐD không trực tiếp kinh doanh, không được ký các hợp đồng kinh doanh với dấu của VPĐD, nhưng vẫn được ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở VPĐD đó; hợp đồng đó sẽ đóng dấu của doanh nghiệp.

2. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của VPĐD và chi nhánh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại HCM, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện tại TP HCM. Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện chức năng kinh doanh trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính, không kí kết các hợp đồng với đối tác. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý. Vì vậy, nếu thành lập văn phòng đại diện tại HCM thì hoạt động của công ty vẫn do Cục thuế Nha Trang quản lý.

2. Hồ sơ, thủ tục để công ty nước ngoài thành lập chi nhánh tại Việt Nam ?

Luật sư tư vấn:

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 1 năm 2016 quy định về quyền thành lập chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài như sau:

"Điều 3. Quyền thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương."

Điều kiện cấp giấy phép thành lập chi nhánh:

"Điều 8. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành."

Thời hạn của giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam:

"Điều 9. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

2. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

3. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được gia hạn thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này."

Hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập chi nhánh như sau:

"Điều 12. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;

e) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;

g) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d, Điểm đ và Điểm e (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam."

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài:

"Điều 13. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

3. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửivăn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấpGiấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do."