Quy trình quản lý và thu hồi công nợ là vấn đề vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vậy công nợ là gì? Quy trình quản lý và thu hồi công nợ được thực hiện ra sao? Thủ tục đàm phán thu hồi nợ cho doanh nghiệp fdi? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Thu hồi nợ là gì? Ý nghĩa của việc thu hồi nợ

–  Thu hồi nợ: là việc chủ nợ yêu cầu khách nợ thanh toán các khoản tiền, tài sản khác đến hạn hoặc quá hạn theo hợp đồng/thỏa thuận giữa chủ nợ và khách nợ; hoặc theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp khởi kiện ra Tòa án và đã có bản án hoặc quyết định.

–  Ý nghĩa của việc thu hồi nợ: Đảm bảo sự lành mạnh và an toàn về tài chính của doanh nghiệp, giúp vận hành bộ máy hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Các hình thức thu hồi nợ

Có nhiều hình thức thu hồi nợ khác nhau, ở mỗi hình thức thu hồi nợ lại có những ưu điểm và hạn chế khác nhau. Do đó, cần có sự hiểu biết và vận dụng các cách thức thu hồi nợ phù hợp để việc thu hồi nợ đạt được hiệu quả tốt nhất.

Các hình thức thu hồi nợ

Hiện nay, có thể thấy hai hình thức thu hồi nợ phổ biến bao gồm: Thu hồi nợ bằng “pháp lý” và thu hồi nợ qua “thương lượng”.

a) Thu hồi nợ bằng pháp lý

Thu hồi nợ bằng pháp lý: là hình thức thu hồi các khoản nợ bằng việc thực hiện theo các quy định của pháp luật. Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng hoặc thỏa thuận khác đã ký kết giữa các bên để buộc khách nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ.

Cách thu hồi nợ bằng phương pháp pháp lý bao gồm: Khởi kiện hoặc Tố giác thông qua thủ tục tố tụng tại Tòa án hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng để buộc khách nợ phải thực hiện nghĩa vụ trả nợ.

Ưu điểm:

–  Đây là giải pháp được áp dụng hiệu quả, đảm bảo đúng quy định pháp luật, giúp thu hồi được các khoản nợ khó đòi, giải quyết các khoản nợ phức tạp.

–  Người phụ trách thu hồi nợ bằng pháp lý thường là các Luật sư hoặc Chuyên viên có đủ kiến thức về pháp lý.

Họ vận dụng kiến thức và kinh nghiệm pháp luật để thực hiện các công việc thu hồi nợ như: xác minh tài sản; xem xét tính pháp lý của hồ sơ;… cũng như có khả năng vận động các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phối hợp trong hoạt động thu hồi nợ.

–  Đây là biện pháp sẽ được áp dụng khi nỗ lực thương lượng, thuyết phục không thành, khách nợ cố tình lẩn tránh hoặc có kế hoạch thanh toán nhưng thanh toán chậm và kéo dài.

Đối với các trường hợp khách nợ cố tình tẩu tán tài sản thì phương pháp thu hồi nợ bằng pháp lý là phương pháp tối ưu, đem lại nhiều hiệu quả nhất.

–  Thu hồi nợ bằng pháp lý còn được dùng để gây áp lực lên khách nợ bằng việc yêu cầu cơ quan chức năng áp dụng biện pháp hạn chế một số quyền dân sự của khách nợ, tác động đến tâm lý để thu hồi nợ nhanh chóng.

(Ví dụ: cấm xuất cảnh đối với khách nợ,…).

Do đó, thu hồi nợ bằng pháp lý là một giải pháp nên được ưu tiên áp dụng để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho doanh nghiệp.

b) Thu hồi nợ qua thương lượng

Thu hồi nợ qua thương lượng: là hình thức thu hồi các khoản nợ bằng kỹ năng thông qua việc tác động tới khách nợ về mặt tình cảm, tâm lý, đồng thời vẫn đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp đối với khách hàng.

Các giai đoạn thu hồi nợ qua thương lượng gồm:

*  Thứ nhất, chuẩn bị đàm phán

Giai đoạn này bao gồm: nghiên cứu hồ sơ, đánh giá hồ sơ, tìm hiểu về khách nợ, đặt ra mục tiêu và các quy trình đàm phán.

*  Thứ hai, tiếp xúc với khách nợ

Bao gồm: gọi điện, email, đặt lịch hẹn làm việc trực tiếp với khách nợ.

Đa số các trường hợp, quá trình tiếp xúc trực tiếp khách nợ thường kéo dài. Do đó, mỗi quá trình thương lượng với khách nợ đều rất quan trọng, người phụ trách thu hồi nợ cần có kỹ năng thương lượng, hiểu rõ ở mỗi quá trình cần phải làm gì. Cụ thể:

–  Thương lượng thông qua việc tác động vào tình cảm, tâm lý:

+  Địa điểm gặp gỡ: nên để khách nợ lựa chọn địa điểm trước. Bởi lẽ, trong giai đoạn đầu của quá trình thương lượng cần bảo mật thông tin cho khách nợ cũng như giữ thể diện, uy tín cho khách nợ. Đây là vấn đề tế nhị, đôi khi khách nợ không muốn để người thân, đồng nghiệp, bạn bè… biết điều này;

+  Thái độ của người thu hồi nợ cần cởi mở, nhẹ nhàng, đánh vào tình cảm và sự tự trọng của khách nợ. Tuyệt đối không nên nhắc đến pháp luật, không có thái độ đe dọa khách nợ;

–  Thương lượng bằng cách tác động bên thứ ba:

Việc tác động hướng đến thể diện và uy tín một cách gián tiếp cũng là một hình thức khá hiệu quả, thông qua bên thứ ba.

Bên thứ ba ở đây có thể là những người có uy tín đối với khách nợ, người có ảnh hưởng trong việc làm ăn với khách nợ.

(Ví dụ: đối tác làm ăn, đồng nghiệp, hoặc người thân trong gia đình).

–  Thương lượng bằng cách gây sức ép:

Biện pháp này thường áp dụng trong trường hợp khách nợ không chịu hợp tác và cố tình không trả nợ. Bằng cách gây sức ép lên uy tín của khách nợ thông qua hình thức truyền thông, mạng xã hội,…

*  Lưu ý, tuyệt đối không được áp dụng các biện pháp sau:

+  Đe dọa, dùng vũ lực để thu tài sản của khách nợ. Thuê người dùng bạo lực (xã hội đen) để dằn mặt khách nợ;

+  Đánh đập, chửi bới, xúc phạm danh dự nhân phẩm của khách nợ;

+  Tụ tập đám đông la ó, hò hét, cản trở hoạt động kinh doanh, cản trở giao thông gây thiệt hại cho người khác.

Các doanh nghiệp có thể tự mình thu hồi công nợ hoặc quyết định sử dụng dịch vụ thu hồi nợ từ các công ty luật.

Nếu doanh nghiệp tự mình thu hồi công nợ thì cần chuẩn bị hồ sư thu hồi nợ và phải lường trước được các phản ứng của khách nợ để có phương hướng giải quyết.

Với nhu cầu thu hồi các khoản nợ mau chóng, dứt điểm và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp tìm đến đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp và uy tín để hỗ trợ.

Công nợ là gì?

Công nợ hiểu một cách đơn giản là khi người bán/ người mua thực hiện một giao dịch mua bán hàng hóa nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức. Thay vào đó sẽ thanh toán bằng hình thức trả góp, trả sau hoặc mua chịu trong một khoảng thời gian nhất định.

Công nợ phản ánh nghĩa vụ thanh toán của khách nợ và người thụ hưởng (hay chủ nợ).

Trong doanh nghiệp, công nợ bao gồm 2 dạng: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Cụ thể:

Công nợ phải thu là công nợ xuất hiện khi doanh nghiệp đã đưa hàng hóa tới tay khách hàng. Đồng thời đã có hóa đơn, chứng từ kê khai thuế. Nhưng vì một lý do nào đó mà khách hàng chưa thanh toán hoặc mới chỉ thanh toán một phần.

Công nợ phải trả thường xuất hiện giữa doanh nghiệp/ cửa hàng với nhà cung cấp khi nhập hàng, nguyên liệu. Hay các khoản phí khác như công tác phí, công nợ nhà nước,…nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần cũng là công nợ phải trả.

Quy trình đàm phán thu hồi nợ cho doanh nghiệp fdi

Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên quản lý công nợ

Bước đầu tiên là cần xây dựng bộ phận chuyên môn để quản lý chặt chẽ công nợ cùng các chính sách chi trả rõ ràng. Điều này là yêu cầu cần thực hiện nhằm mục đích:

Hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Có bộ phận chuyên trách, quản lý riêng về công nợ

Đưa ra chính sách, mức phạt vi phạm khách hàng phải chịu

Nắm rõ pháp lý và yêu cầu khách hàng ký cam kết, thỏa thuận về thanh toán theo quy định trong hợp đồng.

Kiểm soát được tình trạng thanh toán công nợ: trì hoãn chậm trễ hay thực hiện đúng… theo hợp đồng

Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ

Hãy thiết lập, xây dựng quy trình quản lý công nợ và kiểm soát chính sách chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp. Cụ thể:

Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để bám sát và nhắc nhở thu hồi công nợ.

Quy định về thời gian nhắc nhở khách hàng có công nợ

Cách thức nhắc nhở công nợ là gửi thư Email, gọi điện thoại trực tiếp.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng

Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần gửi thông tin nhắc công nợ đến khách hàng. Bao gồm: gửi hóa đơn đến khách hàng, soạn thảo và gửi thư “đòi nợ” giúp khách hàng nắm được thông tin. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể rút ngắn được quá trình, thu hồi nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn

Sau khi đã gửi hóa đơn để nhắc nhở thanh toán công nợ. Sẽ có nhiều trường hợp, khách hàng không mở email hay văn bản đề nghị thanh toán ra. Lúc này, bạn cần gửi email nhắc nhở, đồng thời có thể đưa ra yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể.

Trong những trường hợp này, bạn cần có biện pháp gắt gao để khách hàng không thể thoái thác được.

Quy trình thu hồi công nợ

Bước 1: Xác định khoản thu từ khách hàng

Khi tiến hành bắt đầu thu hồi công nợ, cần xác định khoản thu từ khách hàng là bước đầu tiên. Bạn cần nắm rõ các khoản cần phải thu khách hàng là bao nhiêu.

Mức tối thiểu phải thu nếu khách hàng gặp vấn đề khách quan trong quá trình thanh toán hợp đồng như thế nào? Điều này giúp bạn triển khai thu hồi nợ chính xác, đồng thời đo lường được kết quả.

Bước 2: Phân loại khách nợ

Có nhiều cách phân loại khách nợ dựa theo tính chất khách hàng nợ và dựa theo mức độ quan trọng.

Căn cứ vào mức độ quan trọng, có 2 nhóm khách nợ là khách nợ quan trọng và khách nợ có thể chấm dứt hợp tác.

Khách nợ quan trọng là nhóm khách bạn không nên làm mất lòng, phải làm việc khéo léo

Khách nợ có thể chấm dứt hợp tác là nhóm khách hàng bạn có thể cứng rắn.

Căn cứ vào tính chất khách hàng nợ, có 5 nhóm khách nợ của doanh nghiệp. Đó là KH nợ đủ tiêu chuẩn, KH nợ cần chú ý, KH nợ dưới tiêu chuẩn, KH nợ nghi ngờ bị mất vốn và KH nợ có khả năng mất vốn.

Từ việc phân loại các nhóm nợ, doanh nghiệp sẽ đưa ra được các biện pháp xử lý phù hợp đối với từng nhóm. Bên cạnh đó bạn cần xem xét lại khoản nợ và khả năng trả nợ của khách hàng đó. Để có thể đưa ra tình huống và biện pháp dự phòng. Từ đó giúp ứng biến khi trường hợp xảy ra nhanh chóng nhất.

Bước 3: Phân bổ người thu nợ

Ai sẽ là người đi “đòi nợ”? Sếp hay nhân viên?

Đây là vấn đề khá nhiều tranh cãi hiện nay. Bởi không phải ai cũng có kỹ năng đi “đòi nợ” hiệu quả.

Tuy nhiên, thực tế thì doanh nghiệp nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó. Bởi đó là người hiểu nhất về hồ sơ công nợ và khoản nợ cần thu hồi. Không chỉ thế, đây còn là người hiểu được tâm lý của khách mà họ đã bán hàng. Điều này giúp cho quá trình thu hồi công nợ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.

Bước 4: Nhắc nhờ khách hàng trước khi đáo hạn 

Theo chính sách của mỗi công ty, doanh nghiệp, sẽ có khoảng một thời gian trước khi đến hạn thanh toán. Bạn cần nhắc khách hàng chuẩn bị tiền. Thông thường sẽ là khoảng 10-15 ngày. Doanh nghiệp có thể gửi mail nhắc nhở khách hàng hoặc gửi văn bản thông báo.

Đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, bạn nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi với khách. Lưu ý rằng trong cuộc trò chuyện bạn không nên tỏ ra gay gắt hay sốt ruột. Bạn cũng cần cho họ thấy nếu không thanh toán nợ thì theo quy định, hợp đồng đã ký họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào. Điều này khiến cho khách hàng có thiện chí và khả năng trả nợ sẽ cao hơn.

Bước 5: Đàm phán thu hồi nợ

Đàm phán không chỉ là kỹ năng telesale hiệu quả mà đây còn là kỹ năng quan trọng trong quy trình quản lý và thu hồi công nợ.

Tại bước này, bạn cần phải có nghệ thuật khéo léo, ứng xử linh hoạt để thu hồi công nợ thành công. Để vừa giữ được mối quan hệ với khách hàng. Vừa tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí.

Trong quá trình đàm phán, bạn cần thể hiện sự thiện chí, hợp tác. Và nếu KH gặp khó khăn về mặt tài chính, bạn nên cho họ thời gian để chi trả khoản nợ. Tránh việc thúc ép, cưỡng chế khách hàng. Hay việc có những hành vi vi phạm pháp luật để hạn chế việc mất khách hàng cũng như những hệ lụy khôn lường về sau.

Bước 6: Sử dụng các biện pháp liên quan đến pháp luật

Trong trường hợp khách hàng vẫn cố tình trốn tránh thanh toán. Bạn nên sử dụng các biện pháp liên quan đến pháp luật. Hãy xử lý bằng cách gửi thư đòi nợ, khởi kiện ra tòa án…

Tuy nhiên đây là cách làm không được khuyến khích. Bởi việc kiện tụng sẽ tốn rất nhiều thời gian, chi phí (thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Đồng thời cách này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp đã đề cập rõ trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý trước tòa như truy thu tài sản…

ĐOÀN LUẬT SƯ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VPLS GIA ĐÌNH (Luật sư Thành Phố)