Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic. Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý. Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:

      − Khẳng định phạm vi tư vấn;

            − Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra;

            − Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn;

            − Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên;

            − Kết thúc (chào cuối thư).

 Nếu trong một thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B. Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư.

 Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể. Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì. Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 122 Bộ luật Dân sự 2005 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại bị xem là vô hiệu.

Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Như đã nói ở trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình.

Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản. Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần. Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư. Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 04 tháng 4 năm 1998 về mã số thuế. Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, có thể quy ước Thông tư này được viết tắt là “Thông tư 79”.

4. Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự.

Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư. Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng. Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.

Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do luật sư soạn thảo. Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt. Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương  hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp.

Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ. Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác. Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời. Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực sự coi trọng tính đúng hẹn. Tôi có một người bạn làm việc cho một công ty của nước ngoài. Công ty này đang triển khai các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đại diện hoặc công ty. Người bạn tôi đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn ở một số văn phòng luật sư của Việt Nam cũng như một số chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài thì tại Việt Nam nhưng chỉ nhận được bản chào giá dịch vụ rất chi tiết từ các chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài, còn các văn phòng luật sư Việt Nam được hỏi thì hoặc không có câu trả lời hoặc chỉ trả lời vắn tắt qua điện thoại hoặc cả tuần sau mới gửi một bản chào giá rất sơ sài. Và đương nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, khách hàng đã lựa chọn dịch vụ của một chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài vì họ thấy cho dù phí dịch vụ có thể đắt hơn nhưng bù lại họ có được một cảm giác an tâm khi giao việc cho các  luật sư mà họ đánh giá là chuyên nghiệp. Qua câu chuyện nhỏ này có thể rút ra bài học là chỉ có quyết tâm theo định hướng chuyên nghiệp mới có thể tăng tính cạnh tranh cho các văn phòng luật sư Việt Nam, nhất là trong bối cảnh mở cửa thị trường như hiện nay.

Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản. Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc. Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.

- Đối tác không cần biết bạn sẽ thiệt hại như thế nào nếu như họ giao hàng chậm. Quy định thời hạn rõ ràng là điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng.

- Nếu các bên đồng ý vận chuyển và giao hàng tại một điểm nhất định, nến có quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.

Trong giai đoạn đàm phán, nếu chưa hiểu rõ điều khoản nào của hợp đồng hãy hỏi lại cho kỹ và ngược lại, nếu đối tác chưa hiểu điều nào, bạn hãy giải thích cho rõ. Đừng cho rằng đối tác hiểu tất cả những gì bạn nói. Sau đó hãy quy định rõ trong hợp đồng

- Trong trường hợp tranh chấp, bên thua kiện phải trả chi phí cho luật sư của bên thắng kiện.

- Tất cả những sửa đổi của hợp đồng phải được lập thành văn bản.

- Không được chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba.

- Không đàm phán mọi thứ.

Nên nhớ rằng không có điều gì là không thể đàm phán. Mọi thứ, thậm chí cả những điều mà đối tác khẳng định không thể thì vẫn có thể đàm phán. Với bạn, một số phần của hợp đồng có thể quan trọng hơn các phần khác, nhưng tất cả các phần đều trở nên quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, trong giai đoạn đàm phán nên xác định trước những vấn đề nào không thể chấp nhận và những vấn đề nào có thể chấp nhận.

Hầu hết mọi người đều hiểu rằng các điều khoản thanh toán là phần không thể thiếu trong hợp đồng và không được phép bỏ qua hay để tới tận khi ký kết hợp đồng mới xem xét. Một hợp đồng chặt chẽ thì các điều khoản thanh toán phải được quy định rõ ràng, như tránh những quy định tối nghĩa về số tiền được nợ, hay phải có công thức rõ ràng để xác định số nợ, đưa ra các điều khoản quy định rõ ràng số tiền được nợ là bao nhiêu và nợ tới khi nào, các hình thức chế tài nếu một bên không thanh toán hay thanh toán chậm, quy định phân chia trách nhiệm thanh toán các khoản thuế liên quan tới hợp đồng.

Hợp đồng phải có các điều khoản chung. Đó không chỉ là các căn cứ pháp luật mà còn là những vấn đề cơ bản quyết định việc tham gia vào hợp đồng bao gồm:

- Lý do ký kết hợp đồng với đối tác là gì?

- Đối tác có kinh nghiệm tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh này không?

- Đối tác cam kết sẽ làm gì cho bạn và bạn cam kết làm gì cho đối tác?

- Khi nào các bên đồng ý thực hiện hợp đồng?

- Có những chi tiết đặc biệt nào được thảo luận trong quá trình đàm phán hợp đồng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng?

- Có thời hạn cụ thể trong việc giao nhận hàng hóa hay dịch vụ không?

- Có sự việc hay điều kiện nào diễn ra trước khi bạn phải thực hiện các nghĩa vụ của mình không?

Trân trọng.

LS TRẦN MINH HÙNG TRẢ LỜI TRUYỀN HÌNH TPHCM

Chúng tôi là hãng luật tổng hợp nhiều đội ngũ luật sư giỏi, luật gia, thạc sỹ, chuyên viên, cộng tác viên có trình độ cao, năng lực chuyên môn cao, có kinh nghiệm, kiến thức hiểu biết rộng, kỹ năng tư vấn chuyên nghiệp, đặc biệt có trách nhiệm và đạo đức trong nghề nghiệp. Chúng tôi quan niệm Luật sư là nghề cao quý- cao quý vì nghề luật sư là nghề tìm công bằng và công lý cho xã hội. Luật sư bảo vệ cho những nạn nhân, tội phạm, và những người bị oan sai. Nghề luật sư là nghề rất nguy hiểm và khó khăn dù bào chữa, bảo vệ cho bất kỳ ai thì luật sư luôn gặp nguy hiểm vì sự thù hằn của bên đối lập. Do vậy để làm được luật sư thì phải có tâm, có đạo đức, có tài năng và phải đam mê nghề nghiệp, yêu nghề, chấp nhận có khăn, hy sinh và chấp nhận nguy hiểm. Nếu sợ nguy hiểm, sợ ảnh hưởng đến công việc, cuộc sống của mình và gia đình thì rất khó hành nghề luật sư đúng nghĩa. Niềm vui của luật sư là khi giải oan được cho thân chủ, giúp được cho thân chủ, đem lại công bằng, công lý cho thân chủ nhằm góp phần đem lại công bằng cho xã hội. 

     Luật sư Trần Minh Hùng Trưởng văn phòng Luật sư Gia Đình- Luật sư sáng lập luật sư Gia Đình có nhiều năm kinh nghiệm tranh tụng, tư vấn được rất nhiều hãng truyền thông tin tưởng với nhiều năm và thường xuyên cố vấn pháp lý, tư vấn pháp luật trên các Kênh truyền hình uy tín như:  Đài Truyền hình TPHCM (HTV), Đài truyền hình Vĩnh Long, Tư vấn luật trên Đài tiếng nói Việt Nam, Đài truyền hình cáp VTC, Đài VOV Giao Thông, Đài tiếng nói Việt Nam, Đài phát thanh Kiên Giang, Truyền hình Quốc Hội, Báo Pháp luật TPHCM, Báo tuổi trẻ đời sống, Báo đời sống và pháp luật, Báo Dân trí, Báo Vnxpress, Báo công an nhân dân và các hãng báo chí trên cả nước... là luật sư được Trường Đại học luật TP.HCM mời làm giám khảo cho nhiều cuộc thi Phiên tòa giả định cấp trường ĐHL, Cấp Quốc Gia, học thuật với trường Cảnh sát nhân dân, Nhiều trường đại học uy tín và chuyên gia pháp luật cho các hãng truyền thông uy tín. Là Luật sư  bào chữa, tư vấn cho nhiều vụ án đỉnh điểm, quan trọng nổi tiếng trên cả nước được báo chí đưa tin, người dân quan tâm như vụ Đại án Ngân hàng Navibank liên quan Huyền Như và Viettinbank, các vụi Giết Người, Hiếp dâm, Dâm ô, Lừa Đảo, gây thương tích, tham ô, cố ý làm trái.… và các vụ án khác về dân sự, kinh tế, thừa kế, đất đai, lao động, hành chính, doanh nghiệp.… luôn mang lại niềm tin cho khách hàng cũng như sự đóng góp tích cực sự công bằng, đi tìm công lý không biết mệt mỏi cho xã hội của luật sư chúng tôi.

Trân trọng cảm ơn.